Ngành tổ chức sự kiện: Những điều cần biết khi kinh doanh lĩnh vực này

Ngành tổ chức sự kiện ngày càng trở nên phổ biến và thu hút nhiều doanh nghiệp và cá nhân tham gia kinh doanh. Tuy nhiên, để thành công trong lĩnh vực này không phải là điều dễ dàng. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quan về ngành tổ chức sự kiện, cũng như những điều cần biết khi kinh doanh trong lĩnh vực này.

Ngành tổ chức sự kiện là gì?

Ngành kinh doanh tổ chức sự kiện là một lĩnh vực kinh doanh trong đó các doanh nghiệp chuyên tổ chức và trình diễn các sự kiện, từ những sự kiện riêng tư như các tiệc cưới, sinh nhật đến những sự kiện chính thống và quốc gia như hội nghị, triển lãm, sự kiện marketing. Doanh nghiệp trong ngành này cung cấp dịch vụ từ tư vấn, thiết kế, trình diễn, quản lý sự kiện đến các dịch vụ liên quan đến âm nhạc, trang trí, ăn uống, vv.

Nhiều doanh nghiệp trong lĩnh vực tổ chức sự kiện là agency với vai trò là lên ý tưởng, tổ chức và thuê (outsource) các nhà cung cấp (thiết bị, nhân sự...) để thực hiện chương trình.

Những điều cần lưu ý khi kinh doanh lĩnh vực tổ chức sự kiện

Dưới đây là những điều bạn cần lưu ý nếu muốn tham gia vào lĩnh vực kinh doanh đang hot này:

1. Khai thác triệt để dữ liệu khách hàng

Khai thác triệt để dữ liệu khách hàng là một yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực tổ chức sự kiện. Đây là công việc liên quan đến việc giữ và xây dựng mối quan hệ với khách hàng, từ đó giúp tạo dựng uy tín, tăng doanh số và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.

Để quản lý khách hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Thu thập, xây dựng data khách hàng
Ghi chú các thông tin phát sinh với khách hàng để sau này dễ dàng tra cứu
Chăm sóc, khai thác giá trị khách hàng bằng những dữ liệu đã lưu trữ trước đó.

2. Đa dạng hóa nhà cung cấp

Đa dạng hóa nhà cung cấp là một trong những kỹ năng quan trọng mà doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực tổ chức sự kiện cần phải có để đảm bảo sự thành công của sự kiện. Đa dạng hóa nhà cung cấp giúp doanh nghiệp có thể chọn được những nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của sự kiện, từ đó giảm thiểu nguy cơ rủi ro và đảm bảo sự chính xác và hiệu quả của sự kiện.

Trong việc đa dạng hóa nhà cung cấp, doanh nghiệp cần phải xem xét nhiều yếu tố như: chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp, giá cả hợp lý, độ chính xác và độ tin cậy của nhà cung cấp, vấn đề về giao hàng và vận chuyển, v.v.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên hợp tác với nhiều nhà cung cấp khác nhau để có thể cung cấp đầy đủ các sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho sự kiện. Việc đa dạng hóa nhà cung cấp cũng giúp doanh nghiệp cạnh tranh với các đối tác trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.

3. Tốc độ tư vấn và báo giá

Trong lĩnh vực kinh doanh tổ chức sự kiện, tốc độ tư vấn và báo giá là một yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp. Việc tư vấn và báo giá nhanh chóng và chính xác giúp doanh nghiệp cải thiện tốc độ và hiệu quả trong việc xây dựng quan hệ với khách hàng. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro cho doanh nghiệp trong việc quản lý và triển khai sự kiện.

Doanh nghiệp nên đặt nền tảng công nghệ và nhân sự để cung cấp tư vấn và báo giá nhanh chóng và chính xác. Việc sử dụng phần mềm quản lý sự kiện và các công cụ tự động hóa có thể giúp doanh nghiệp tăng tốc độ và hiệu quả trong việc tư vấn và báo giá. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên đào tạo nhân viên của mình về kỹ năng tư vấn và báo giá, để cung cấp cho khách hàng một trải nghiệm tốt hơn.

4. Hợp đồng và quy trình thanh toán

Trong lĩnh vực kinh doanh tổ chức sự kiện, việc hợp đồng & quy trình thanh toán là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp cần quan tâm đến. Hợp đồng là một công cụ quan trọng để xác định mục tiêu, yêu cầu và kế hoạch chi tiết của sự kiện, và đảm bảo rằng tất cả các bên đều tuân thủ những điều đã thỏa thuận.

Quy trình thanh toán là quan trọng bởi vì nó cung cấp một cấu trúc để quản lý chi phí và thanh toán cho các nhà cung cấp, và đảm bảo rằng tất cả các chi phí được thanh toán trong thời hạn và một cách chính xác.

Doanh nghiệp cần có một hợp đồng rõ ràng và chi tiết với tất cả các nhà cung cấp, bao gồm thời gian hoàn thành, chi phí, và các yêu cầu về chất lượng. Hợp đồng cũng nên bao gồm các điều khoản về hoàn tiền nếu sự kiện bị hủy hoặc thay đổi.

Quy trình thanh toán cần được xác định trước, bao gồm các kỳ hạn thanh toán, điều kiện thanh toán và các phương thức thanh toán.

5. Xác định rõ giá vốn, chi phí outsource để không bị lỗ

Để kinh doanh thành công trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, việc xác định rõ giá vốn và chi phí outsource là rất quan trọng. Giả sử trong gói dịch vụ của bạn có 10 hạng mục gồm các thiết bị, nhân sự cho chương trình sự kiện thì bạn cần xác định rõ mức phí (giá vốn hoặc phí outsource) của từng hạng mục để đưa ra mức báo giá phù hợp, đảm bảo rằng bạn có mức lãi gộp hợp lý khi chạy chương trình đó.

6. Chăm sóc khách hàng sau khi đã hoàn tất chương trình

Việc chăm sóc khách hàng sau khi hoàn tất chương trình là một phần quan trọng của hoạt động kinh doanh lĩnh vực tổ chức sự kiện. Điều này giúp doanh nghiệp giữ vững quan hệ với khách hàng và tạo cơ hội để gia tăng sự tin tưởng và uy tín trong tương lai. Một số chi tiết cần chú ý khi chăm sóc khách hàng sau khi hoàn tất chương trình bao gồm:

Gửi một tin nhắn, email cảm ơn: Điều này giúp tạo ra một sự kết nối cảm thông và nhận thức về quan tâm của doanh nghiệp đối với khách hàng.
Gửi một bản đánh giá về sự kiện: Điều này giúp doanh nghiệp biết được quan điểm của khách hàng về sự kiện và có thể cải thiện trong tương lai.
Giữ liên lạc với khách hàng: Doanh nghiệp có thể giữ liên lạc với khách hàng thông qua email hoặc cuộc gọi để hỏi xem có cần giúp đỡ gì và cải thiện quan hệ.

7. Bảo mật data khách hàng

Việc bảo mật data khách hàng là một trong những vấn đề quan trọng mà doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực tổ chức sự kiện phải quan tâm. Data khách hàng chứa những thông tin cá nhân quan trọng như tên, địa chỉ, số điện thoại, email và thông tin về sự kiện mà họ tham gia. Do đó, doanh nghiệp cần đảm bảo rằng data khách hàng được bảo mật an toàn và không bị rò rỉ hoặc sử dụng sai mục đích.

8. Bảo mật data nhà cung cấp

Vai trò của việc bảo mật dữ liệu nhà cung cấp đối với doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực tổ chức sự kiện là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần bảo vệ thông tin của nhà cung cấp để tránh việc thông tin bị mất, bị rò rỉ ra bên ngoài, khiến doanh nghiệp bị mất đi lợi thế cạnh tranh nhờ những nhà cung cấp mang lại giá trị cao. Vì vậy, việc bảo mật thông tin của nhà cung cấp là một yếu tố quan trọng để đảm bảo tính an toàn và tính tin cậy của doanh nghiệp.

9. Cơ chế hoa hồng và khen thưởng đối với nhân viên kinh doanh

Cơ chế hoa hồng và khen thưởng đối với nhân viên kinh doanh là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hoạt động kinh doanh hiệu quả và phát triển của doanh nghiệp tổ chức sự kiện. Một cơ chế hoa hồng và khen thưởng cần đáp ứng những tiêu chí sau:

Mục tiêu rõ ràng: Các mục tiêu kinh doanh cần được xác định rõ ràng và công bố cho nhân viên kinh doanh biết.
Công bằng: Cơ chế hoa hồng và khen thưởng cần công bằng với tất cả nhân viên, không phân biệt giới tính, tuổi, vị trí hoặc chức vụ.

Cloudbiz - Giải pháp giúp bạn kinh doanh hiệu quả trong lĩnh vực tổ chức sự kiện

Cloudbiz là phần mềm quản lý doanh nghiệp hoàn hảo để giúp các agency tổ chức sự kiện quản lý mọi hoạt động liên quan đến sự kiện một cách dễ dàng và hiệu quả. Sử dụng Cloudbiz, bạn sẽ có những tính năng vượt trội như quản lý khách hàng, quản lý đơn hàng, báo giá, hợp đồng, nhà cung cấp, thu chi, giúp cho việc kinh doanh lĩnh vực tổ chức sự kiện trở nên hiệu quả và một cách dễ dàng hơn bao giờ hết.

Xem tính năng Xem giải pháp

Tổng kết

Tổ chức sự kiện là một lĩnh vực đầy thử thách nhưng cũng rất đầy tiềm năng và hứa hẹn. Để thành công trong ngành này, bạn cần có tầm nhìn chiến lược, khả năng sáng tạo, kỹ năng quản lý dự án, sự linh hoạt, sự kiên trì và kỹ năng giao tiếp tốt. Bằng cách áp dụng những kiến thức và kinh nghiệm được chia sẻ trong bài viết này, hy vọng bạn sẽ có thể xây dựng một mô hình kinh doanh ổn định và phát triển bền vững trong ngành tổ chức sự kiện. Chúc bạn thành công!