Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là một giải pháp quản lý quan hệ khách hàng ngày càng trở nên phổ biến trong các công ty và doanh nghiệp hiện nay. Các công ty và doanh nghiệp đã nhận ra giá trị của việc tăng cường quản lý khách hàng và hiệu quả kinh doanh. Có hai loại phần mềm CRM được sử dụng rộng rãi: phần mềm CRM truyền thống và phần mềm CRM dựa trên đám mây. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ phân tích sự khác nhau giữa hai loại phần mềm CRM này và giúp bạn quyết định loại phần mềm CRM nào phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
Phần mềm CRM truyền thống
Phần mềm CRM truyền thống là phần mềm được cài đặt trực tiếp trên máy tính của bạn và được quản lý bởi các chuyên gia IT của công ty. Loại phần mềm này thường được sử dụng trong các công ty lớn, nơi có các chuyên gia IT có thể quản lý và bảo trì hệ thống.
Ưu điểm
Các ưu điểm của phần mềm CRM truyền thống bao gồm:
An toàn dữ liệu
Dữ liệu của bạn được lưu trữ trên máy chủ của riêng bạn, do đó an toàn hơn so với việc lưu trữ dữ liệu trên đám mây.
Tùy chỉnh
Phần mềm CRM truyền thống có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của công ty và doanh nghiệp.
Khả năng tích hợp
Phần mềm CRM truyền thống có khả năng tích hợp với các hệ thống khác như hệ thống tài chính hoặc hệ thống đặt hàng.
Độ tin cậy cao
Phần mềm CRM truyền thống hoạt động ổn định hơn so với phần mềm CRM dựa trên đám mây.
Nhược điểm
Tuy nhiên, phần mềm CRM truyền thống cũng có một số nhược điểm:
Chi phí cao
Phần mềm CRM truyền thống yêu cầu đầu tư phần cứng và phần mềm, cũng như chi phí bảo trì và nâng cấp.
Khó khăn trong việc cập nhật
Việc cập nhật phần mềm CRM truyền thống đòi hỏi phải có nhân viên kỹ thuật chuyên nghiệp để thực hiện. Khi có thay đổi trong công ty, như thêm hoặc bớt nhân viên, việc cập nhật dữ liệu vào phần mềm lại trở nên cực kỳ phức tạp và tốn nhiều thời gian. Điều này khiến cho quá trình cập nhật và sử dụng phần mềm trở nên rất khó khăn và tốn kém.
Phần mềm CRM đám mây
Phần mềm CRM đám mây là phần mềm mà cơ sở dữ liệu được lưu trữ trên máy chủ đám mây và người dùng sử dụng các client thông qua trình duyệt web hoặc app để truy cập và tương tác.
Ưu điểm
Với phần mềm CRM dựa trên đám mây, việc cập nhật sẽ dễ dàng hơn nhiều. Chỉ cần truy cập vào tài khoản của công ty trên đám mây, nhân viên có thể dễ dàng thêm hoặc xóa dữ liệu, tùy chỉnh theo nhu cầu công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả. Điều này giúp cho việc cập nhật và sử dụng phần mềm trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.
Tính linh hoạt và tiện lợi
Phần mềm CRM truyền thống thường chỉ có thể sử dụng trên một máy tính duy nhất và yêu cầu phải cài đặt trực tiếp. Điều này khiến cho việc truy cập và sử dụng phần mềm trở nên bất tiện, đặc biệt đối với những công ty có nhiều chi nhánh và nhân viên phải di chuyển nhiều.
Trong khi đó, phần mềm CRM dựa trên đám mây cho phép nhân viên truy cập vào phần mềm bất cứ lúc nào, bất cứ đâu, thông qua bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet. Điều này giúp cho công việc quản lý khách hàng trở nên linh hoạt hơn, tiện lợi hơn và tăng cường sự kết nối giữa các nhân viên và chi nhánh trong công ty.
Bảo mật thông tin
Phần mềm CRM truyền thống thường được cài đặt và lưu trữ trên máy tính trong công ty. Điều này khiến cho dữ liệu khách hàng có thể bị đánh cắp hoặc mất mát trong trường hợp máy tính bị hỏng hoặc bị tấn công bởi virus.
Trong khi đó, với phần mềm CRM dựa trên đám mây, dữ liệu sẽ được lưu trữ tại một vị trí trực tuyến, cho phép người dùng truy cập vào đó bất cứ khi nào và bất cứ đâu. Điều này rất tiện lợi cho những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc cho các nhân viên làm việc từ xa. Thay vì phải lưu trữ thông tin trên nhiều máy tính khác nhau, mọi thông tin đều được lưu trữ tại một nơi duy nhất, giúp cho việc quản lý và truy cập dữ liệu dễ dàng hơn.
Tiết kiệm chi phí
Phần mềm CRM truyền thống thường có chi phí ban đầu khá cao, đặc biệt là khi phải mua và cài đặt nó trên nhiều máy tính khác nhau. Ngoài ra, phần mềm này còn đòi hỏi các chi phí duy trì, cập nhật và sửa chữa.
Trong khi đó, phần mềm CRM dựa trên đám mây có chi phí ban đầu thấp hơn rất nhiều. Do thông tin được lưu trữ trên đám mây, người dùng chỉ cần truy cập vào mạng để sử dụng phần mềm, không cần phải cài đặt phần mềm trên các máy tính riêng lẻ. Điều này giúp cho người dùng tiết kiệm được rất nhiều thời gian và tiền bạc, giúp doanh nghiệp của họ có thể hoạt động hiệu quả hơn và tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng hơn. Ngoài ra, phần mềm CRM dựa trên đám mây còn cung cấp cho người dùng một số tính năng độc đáo và tiện lợi hơn so với phần mềm truyền thống.
Ví dụ, phần mềm CRM dựa trên đám mây có thể tích hợp các ứng dụng khác nhau như email marketing, tổ chức lịch làm việc, quản lý dự án, quản lý tài chính, vv. Tất cả các tính năng này đều được tích hợp vào một nền tảng duy nhất, giúp cho việc quản lý dữ liệu và các tác vụ quản lý khác trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.
Bên cạnh đó, phần mềm CRM dựa trên đám mây cũng cung cấp cho người dùng một bộ công cụ phân tích dữ liệu rất mạnh mẽ. Nhờ đó, người dùng có thể theo dõi các chỉ số hiệu suất kinh doanh và phân tích dữ liệu để đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể cải thiện các chiến lược bán hàng và marketing, đồng thời tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Nhược điểm
Mặc dù phần mềm CRM dựa trên đám mây có rất nhiều ưu điểm, nhưng cũng không thể tránh khỏi một số nhược điểm nhất định.
Đòi hỏi người dùng phải kết nối với Internet
Một trong những nhược điểm của phần mềm CRM đám mây đó là phụ thuộc vào kết nối internet. Khi kết nối internet bị gián đoạn hoặc chậm chạp, sẽ làm gián đoạn quá trình làm việc của nhân viên và gây ra nhiều phiền toái. Thậm chí trong trường hợp internet bị ngắt hoàn toàn, việc truy cập vào phần mềm CRM sẽ bị tạm dừng và làm gián đoạn quá trình quản lý thông tin khách hàng.
Ngoài ra, việc lưu trữ dữ liệu của phần mềm CRM đám mây được thực hiện trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ. Điều này khiến cho doanh nghiệp không có hoàn toàn quyền kiểm soát dữ liệu của mình, và phụ thuộc vào chính nhà cung cấp dịch vụ. Nếu nhà cung cấp dịch vụ xảy ra sự cố hoặc phá sản, dữ liệu của doanh nghiệp cũng sẽ bị mất.
Khả năng tùy chỉnh hạn chế
Bên cạnh đó, việc tùy chỉnh phần mềm CRM đám mây cũng khá hạn chế. Điều này làm cho phần mềm không thể hoàn toàn đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Các tính năng của phần mềm CRM đám mây thường rất chung chung và không được cá nhân hóa. Vì vậy, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng các tính năng đặc biệt hoặc tùy chỉnh theo nhu cầu của mình, phần mềm CRM đám mây có thể không đáp ứng được.
Tổng kết
Vậy phần mềm CRM nào là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn? Trả lời cho câu hỏi này phụ thuộc vào các yếu tố cụ thể của doanh nghiệp, nhưng chúng ta có thể tổng kết lại như sau: nếu bạn muốn sở hữu một phần mềm CRM mạnh mẽ, tiện lợi và hiệu quả, thì phần mềm CRM dựa trên đám mây sẽ là sự lựa chọn tốt hơn so với phần mềm truyền thống.
